Minería de procesos para habilitar la toma de decisiones operativas en tiempo real

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El avance digital está aumentando la complejidad de los sistemas y procesos en las organizaciones, y muchas no son capaces de comprender a fondo sus datos internos, lo que complica la toma de decisiones operativas a muchos niveles. Para adquirir esta capacidad existen herramientas como la minería de procesos, que aporta gran cantidad de datos e información sobre el funcionamiento de la empresa, y su uso se está expandiendo. Según una investigación realizada por Forester Consulting para Celonis, una firma de minería de procesos y Execution Mangement, este año la adopción de esta tecnología aumentará en el ecosistema empresarial.

Esto permitirá a las organizaciones comprender mejor su funcionamiento interno a través de datos detallados sobre sus operaciones y sistemas, la cadena de suministro, el servicio al cliente, la planificación de recursos empresariales, la gestión de servicios de tecnología de la información y otras muchas áreas de la empresa.

Como explica Wil van der Aalst, científico jefe de Celonis, “las ineficiencias de los procesos son los asesinos silenciosos de las empresas y no pueden visualizarse sin la minería de procesos”. Señala que “cuando las ineficiencias de los procesos se perciben y se solucionan, el rendimiento empresarial aumenta, así como la flexibilidad para leer y reaccionar ante las interrupciones del negocio, la inflación, las pandemias y los requisitos de sostenibilidad”.

Esta investigación revela que en los próximos 12 meses el 61% de los responsables de la toma de decisiones utilizará minería de procesos o comenzará a evaluar este tipo de herramientas. Y se convertirá en la principal tecnología para medir o mejorar los procesos empresariales. Como resultado, el 90% de las empresas que utilizarán la minería de procesos esperan alcanzar sus objetivos de memora de procesos este año.

Entre los problemas que han detectado los investigadores está que actualmente el 71% de las empresas utiliza diez o más aplicaciones para ejecutar un único proceso, y el 72% sigue usando métodos manuales que limitan la visibilidad de los procesos. También han hallado que solo el 16% de las empresas afirma tener una visibilidad completa de sus procesos, y solo un 7% dispone de esta capacidad en tiempo real.

La consecuencia de estas estructuras anticuadas es que las empresas no logran optimizar sus procesos, lo que lleva a una grave pérdida de oportunidades. Esto se agrava teniendo en consideración factores externos como la creciente inflación, las interrupciones de la cadena de suministro y la creciente complejidad que aportan los sistemas híbridos. Y para abordar estos problemas es preciso contar con una mayor visibilidad de los procesos a todos los niveles.

Pero, según la encuesta, solo el 56% de los responsables de la toma de decisiones se considera capaz de integrar todos los sistemas implicados en los procesos de su departamento para crear una visión completa de dichos procesos. Un 44% reconoce que está gastando de más a causa de la falta de conocimientos sobre los procesos y, de ellos, un 28% de los entrevistados en Norteamérica percibe un impacto negativo en la satisfacción de sus clientes, un porcentaje que en EMEA es del 25%.

Uno de los mayores problemas que encuentran las organizaciones es la dificultad para capturar los datos en tiempo real, y esto es cada vez más importante para abordar las necesidades cambiantes de los consumidores. Actualmente, el 53% de las empresas que utilizan herramientas para visibilizar sus procesos obtienen datos con más de un día de antigüedad, un 28% con una antigüedad superior a 10 minutos e inferior a un día, y solo un 12% utiliza datos de entre uno y 10 minutos.

Teniendo todo esto en cuenta, los expertos de Celonis han emitido una serie de recomendaciones para la empresa que quieran mejorar su productividad a través de un mayor conocimiento de sus datos internos, y así ahorrar recursos y mejorar la experiencia del cliente. Aconsejan identifica los procesos para llevar a cabo un seguimiento y ser capaces de evaluar cuáles deberían ser mejorados o automatizados. Otro consejo es cambiar su estructuración en base a funciones por una centrada en los procesos, estableciendo una mentalidad de proceso integral.

También aconsejan adoptar la minería de tareas, que ofrece información adicional sobre cómo funcionan realmente sus procesos, proporcionando una imagen más completa de las tareas y dificultades a que se enfrentan los empleados. Finalmente, los expertos comentan que el verdadero valor de la minería de procesos proviene del descubrimiento de sistemas cruzados. Porque la minería de procesos debería centrarse en los casos de uso de múltiples sistemas, de forma que se pueda sacar el máximo partido de las inversiones en tecnología a través de un conocimiento más profundo de aquellas que interactúan entre sí de formas más complejas.