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La impresión sigue teniendo un papel en la oficina del futuro

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A pesar de que la digitalización está acabando con muchos usos del papel, los sistemas de impresión no van a desaparecer a corto plazo y todavía tienen importantes usos en las oficinas. Los expertos de IDC analizan cuáles son estas aplicaciones en el contexto de la oficina del futuro, en la que convivirán con las tecnologías digitales y los nuevos espacios de trabajo.

Las organizaciones están avanzando en el proceso de transformación digital, aplicando nuevas tecnologías y dejando atrás muchas de las viejas formas de trabajar. Esto está afectando al mercado de impresión, tanto de dispositivos como de servicios, ya que el volumen de impresiones en papel ha ido descendiendo constantemente en la última década. Los expertos de IDC llevan tiempo diciendo que el papel está lejos de desaparecer, ya que aún es vital para muchas operaciones del día a día en la mayoría de oficinas.

Ahora, se preguntan qué papel están jugando los dispositivos de impresión en el contexto de la digitalización, y si suponen un obstáculo o una ayuda en el proceso de cambio que están viviendo las organizaciones. Lo primero que destacan es, de nuevo, que, a pesar de la digitalización de los documentos en papel, la demanda de copias impresas no va a desaparecer completamente en un futuro cercano. Y señalan que ambas tecnologías cohabitarán en las organizaciones durante algunos años más.

Al mismo tiempo, los fabricantes de dispositivos de impresión están comprendiendo que su rol dentro de las empresas está cambiando, y que deben adaptar las capacidades de sus equipos a las necesidades de los trabajadores y de las organizaciones en la era digital. Esto supone mejorar las tecnologías y los servicios asociados a la conectividad y el trabajo en movilidad, así como la mejora de la seguridad, que debe estar implementada por hardware.

Estos y otros factores están impulsando la renovación de los viejos dispositivos de impresión, que no están adaptados a las nuevas necesidades en las oficinas y otros lugares de trabajo. Los modelos que prefieren ahora las organizaciones son sistemas de impresión “inteligentes”, que permiten realizar las tareas relacionadas con los documentos de forma más rápida y eficiente, incrementando la productividad a la vez que permiten liberar recursos necesarios para otras tareas.

Una tendencia que se está dando en el campo de la impresión es que las organizaciones demandan cada vez más servicios y soluciones completas, que van más allá de la mera impresión a la gestión de la información contenida en los documentos. Este tipo de soluciones incluyen la digitalización del contenido de los documentos, dejándolos en formatos que pueden ser imprimibles en caso necesario.

Además, los nuevos servicios de impresión están fuertemente vinculados a Internet, ya que las organizaciones necesitan poder trabajar con la documentación desde cualquier lugar, empleando la nube como entorno de trabajo común que permite la comunicación y el acceso inmediato a la información digitalizada y a los documentos con los que trabaja la organización.

Algunas características que están viendo una mayor demanda en el mercado de dispositivos de impresión son las pantallas táctiles y la personalización de las funciones y de la propia plataforma de impresión. Porque cada organización tiene unas necesidades y un ecosistema digital con sus propias aplicaciones, por lo que los proveedores están adaptando su oferta para adaptar las características y funciones de sus soluciones de impresión a las necesidades particulares de cada cliente.

Esto se está convirtiendo en un factor importante para las empresas, incluso que proporciona mucha ayuda en el proceso de transformación digital. Según los expertos de IDC, las nuevas soluciones de impresión se están convirtiendo en un puente entre el mundo analógico y la nueva era digital, y en esta fase de la digitalización de la sociedad y los negocios están proporcionando nuevas capacidades y facilidades a los clientes.

Esto durará algún tiempo pero, aunque a medio plazo estas utilidades perderán peso, los dispositivos y soluciones de impresión aún tendrán su función dentro de las organizaciones digitalizadas. Esto dependerá de cómo logren adaptarse los fabricantes y proveedores de servicios de impresión a los cambios que se vayan produciendo e las organizaciones, y aún es proto para saber en qué se convertirá esta industria en las próximas décadas.