El 68% de las personas afirman que participan menos en reuniones híbridas

Panasonic Connect expone las necesidades actuales de las salas de reuniones de las oficinas en su nuevo estudio  “Adaptarse a las necesidades: Rediseñando las salas de reuniones”. Esta investigación se ha elaborado junto a Chris Fitzsimmons, Microsoft Enterprise UC Architech en AVI-SPL.

El informe arroja datos que reflejan esta problemática: el 65% de las personas encuestadas afirman que participan menos en reuniones de formato híbrido. El 33% de los participantes en este tipo de reuniones, además, señalan que su participación puede disminuir hasta en un 50%, y un 13% indica que su intervención se reduce hasta un 75%. Por otra parte, un 58% de los asistentes constata que le resulta difícil aportar activamente en reuniones virtuales. Estas cifras subrayan la urgencia de mejorar la interacción y equidad en estos entornos.

Otro factor es el incremento del tiempo dedicado a las reuniones: desde febrero de 2020, los empleados pasan tres veces más tiempo en reuniones y llamadas híbridas por semana. A esto se suma que el 55% de los encuestados señala que las instrucciones tras una reunión no siempre son claras, afectando así a su productividad. Las salas de reuniones tradicionales ya no satisfacen las demandas actuales de colaboración y eficiencia. Esto exige un replanteamiento integral de su diseño, tanto físico como digital, para adaptarse a las nuevas exigencias del entorno laboral híbrido.

Según el estudio, se recomienda el uso de sistemas de videoconferencia de alta calidad, cámaras que sigan a los oradores y soluciones de audio que minimicen el ruido de fondo. Esto asegura que todos los participantes, independientemente de su ubicación, puedan colaborar de forma efectiva. Las herramientas de colaboración, como sistemas de presentación inalámbrica y pizarras digitales, son fundamentales para facilitar el intercambio de ideas y la coedición de documentos en tiempo real. Esto da la oportunidad a los equipos de trabajar de manera más intuitiva y eficiente.
Es crucial que el diseño de las salas de reuniones permita ángulos de visión claros hacia las pantallas y altavoces, así como una infraestructura tecnológica robusta que soporte aplicaciones de gran ancho de banda, según la investigación. La flexibilidad del mobiliario y la optimización acústica también son factores importantes a considerar, con el fin de minimizar el ruido externo y evitar el eco, asegurando que cada palabra se escuche con claridad durante las reuniones.