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Las empresas recurren cada vez más a los eventos virtuales

  • Software y Apps

Microsoft Teams videoconferencia

Desde antes de la pandemia muchas empresas han recurrido a las reuniones virtuales para agilizar tareas y mejorar la relación con los clientes, pero desde que comenzó la crisis esta tendencia se ha acelerado. Ahora, organizaciones de todos los ámbitos han recurrido a estas tecnologías para mantener la operaciones en funcionamiento, transformando de forma definitiva la forma de hacer negocios.

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Si hay una tecnología que ha cobrado importancia durante lo peor de la pandemia es la de comunicaciones virtuales, especialmente la videoconferencia. Gracias a estos sistemas, las empresas han podido mantener todo tipo de reuniones de trabajo fundamentales para el buen funcionamiento del negocio y para conservar una buena relación con los clientes y socios en estos tiempos de crisis. Además, el concepto de reuniones virtuales se ha afianzado en el campo de los eventos, ya que muchas de las conferencias y encuentros previstos para este año se han tenido que celebrar en formato virtual.

Esto ha dado fuerza al mercado de comunicaciones virtuales, que ha alcanzado cotas inimaginables a principios de año y que ha tenido influencia en otros sectores tecnológicos. Según la última investigación de IDC, casi la mitad de los asistentes a eventos virtuales participan el redes sociales, mientras que solo lo hace el 16% delos asistentes a eventos en persona. Aunque esta tendencia ha sido mal aprovechada hasta ahora por los organizadores de muchos de estos eventos, que no han facilitado activamente este tipo de interacciones, que generan retroalimentación y favorecen nuevos niveles de participación de los asistentes.

Como explica Wayne Kurtzman, director de investigación del área Social y de Colaboración en IDC, “los eventos en vivo son una fuente importante de información para los asistentes, y esta es una función que los organizadores pueden manejar muy bien con transmisión en vivo y las descargas de contenido. Pero una razón igualmente importante para asistir a estos eventos en persona es la oportunidad de reunirse y establecer contactos con otras personas. Los organizadores aún tienen mucho trabajo por hacer aquí para ofrecer una experiencia que será igualmente beneficiosa para un público remoto y distante”.

En términos de asistencia a eventos virtuales, IDC destaca que en la primera mitad de 2020 se han registrado resultados muy variados. Por un lado, poco más de la mitad de los eventos perdieron audiencia ante la llegada de la pandemia, mientras que el 46% registró un aumento de la asistencia. Y esta situación en concreto se logró, según los analistas, a que los asistentes tuvieron una gran facilidad para asistir a los eventos sin salir de casa y a que las presentaciones en vídeo (en directo y diferido), facilitaron el seguimiento de presentaciones, ponencias, etcétera. Y alrededor de un tercio afirman que su experiencia en virtual fue mejor de lo que esperaban.

Esto ha sido percibido como un éxito por los organizadores, que tras un primer momento de pesimismo por la imposibilidad de cumplir la agenda anterior a la pandemia han visto nuevas oportunidades en el formato virtual. Y en términos de audiencia también consideran que los eventos virtuales han sido un éxito, en general, algo que se suma al enorme ahorro de costes con respecto a la realización de un evento en persona.

Según comenta Kurtzman, “mirando hacia el futuro, los eventos virtuales son los nuevos eventos del mundo real de las personas. Para tener éxito, asegúrese de que los asistentes tengan formas fáciles de relacionarse entre sí, con los organizadores y los oradores. Utilice plataformas diseñadas para ese propósito y prepare la plataforma, su equipo social y los equipos de apoyo. Finalmente, haga que la impresión sea buena uno con video, iluminación y audio, y contenido utilizable y auténtico”.