Los gobiernos necesitan acelerar la decisión de compra de tecnología

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Uno de los principales frenos para la digitalización gubernamental es la lentitud en los procesos de toma de decisiones de compra, que superan al de las demás industrias, con un promedio de 22 meses. Gartner señala que, además, los responsables del proceso en el sector público están menos comprometidos en comparación con sus homólogos en las empresas privadas, y recomienda un cambio de enfoque para tener éxito en la transformación digital.

La pandemia ha puesto a prueba a las instituciones públicas a muchos niveles, y los gobiernos se han dado cuenta de la importancia de acelerar la transformación digital para que los servicios públicos sean más eficaces y puedan cubrir las necesidades de los ciudadanos y de la propia administración. Pero en este camino se encuentran con una serie de dificultades, y una de ellas es la excesiva lentitud en los procesos de toma de decisiones de compra, que son muy superiores a los de la empresa privada.

Una investigación de Gartner revela que el tiempo promedio que tardan las agencias gubernamentales en la toma de decisiones de adquisición de tecnología es de 22 meses, mientras que en el resto de industrias es, en general, mucho más corto. Esto retrasa cualquier avance en la digitalización, y no es el único problema, ya que solo el 41% de los ejecutivos de nivel C están lo suficientemente involucrados en este proceso, mientras que en el sector privado el promedio es del 55%.

En la encuesta que han realizado a 1.120 responsables de la evaluación o selección de tecnología, que incluye a 79 pertenecientes al sector público, el 48% de estos señala seis o más retrasos moderados o significativos en la adquisición, y destacan que la acumulación de factores que retrasan el proceso, como los cambios en el alcance, suman un promedio de siete meses al ciclo de compra de tecnología. Esto complica los planes de aceleración de la transformación digital que están lanzando muchos gobiernos para adaptarse a la nueva realidad, y es preciso cambiar de enfoque para seguir avanzando en el proceso.

Dean Lacheca, vicepresidente analista de Gartner, explica que “la adquisición de tecnología trae desafíos al sector público que comúnmente no existen en otras industrias. Cada jurisdicción tiene sus propias leyes y políticas de adquisiciones, y dentro de eso, cada agencia o departamento puede tener su propia interpretación de ellas”. En este contexto, el incumplimiento de las reglas puede ocasionar graves consecuencias, que van desde la publicidad no deseada al riesgo personal de los ejecutivos de ser sometidos a un juicio.

Otro de los problemas que destacan los investigadores de Gartner es que los equipos encargados de las adquisiciones de tecnología en el sector público son excesivamente grandes y complejos, con una media de 12 miembros que tienen diferentes niveles de participación en el proceso. Y son conscientes de los riesgos que corren por su asociación con el proceso y sus implicaciones políticas, estando sometidos al escrutinio público y a otros riesgos asociados a la fiabilidad de los proveedores de tecnología. Además, en el sector público estos quipos suelen estar formados por personal operativo de nivel inferior (46%), que deben asumir un rol para el que en ocasiones no están bien preparados, y se dejan guiar por las recomendaciones y la evaluación de expertos externos.

Además, otros factores que generan retrasos en el proceso de adquisición de tecnología están relacionados con el desarrollo de casos de negocios (74%), los cambios de alcance que requieren investigación y evaluación adicionales (76%) y la dificultad para alcanzar acuerdos sobre el presupuesto destinado a tecnología (75%). Lacheca comenta que “si bien los ciclos de compra del gobierno pueden ser largos, es importante tener en cuenta que estos plazos no están establecidos. Los plazos planificados iniciales pueden retrasarse como resultado de una combinación de factores controlables e incontrolables, especialmente cuando no existen plazos externos”.

En esta encuesta, el 68% de los ejecutivos del sector público afirman que sufren retrasos de moderados a significativos por no disponer de detalles específicos sobre el producto o sobre los requisitos de implementación establecidos por el proveedor. Por ello, Gartner recomienda a las organizaciones gubernamentales que valoren la experiencia de clientes del sector privado para contar con referencias reales que puedan servirles como ejemplo. Asimismo, aconseja a los proveedores de tecnología mantener una lista accesible de clientes de referencia del sector público y crear una biblioteca diversa de garantías de productos, enfocándose en la evaluación del valor, que se puedan aprovechar en todas las etapas del ciclo de compra.