De la excepción a la norma: teletrabajo de forma remota, rápida y segura

Sergio Oropeza Senior Manager Solution Engineer de VMware Iberia

La actividad empresarial como la habíamos conocido ya no es una opción. A medida que la pandemia del COVID-19 se ha extendido agresivamente por todo el mundo, todos intentamos adaptarnos a lo que es una situación en constante evolución. A medida que las escuelas y los lugares de trabajo cierran y el autoaislamiento se convierte en el entorno obligatorio, continuar con las operaciones es un desafío, pero es absolutamente necesario para superar la pandemia.

Necesitamos prepararnos para el aquí y el ahora, pero también mirar hacia el futuro, más allá de esto, donde organizaciones de todos los tamaños y sectores puedan seguir adelante.

Para muchas empresas, las últimas semanas han sido caóticas. Para continuar satisfaciendo las necesidades de los clientes, al tiempo que cumplen con el deber de cuidar a sus empleados, muchos han adoptado el trabajo remoto. Pero incluso así, no es suficiente para algunas empresas que tienen que someterse a un replanteamiento total sobre cómo debe ser el modelo operativo de su negocio si quieren sobrevivir.

Puede parecer abrumador. Y aún más cuando las empresas y sus equipos de TI tienen que tomar decisiones en horas, días y semanas que, en otras circunstancias, pueden llevar un año.

Día 1: las bases de la nueva normalidad

Cada organización tendrá su propio punto de partida, pero la seguridad y el bienestar del personal serán, y deberían ser, la prioridad. Para aquellos que están acostumbrados y aprecian la vida de oficina convencional y una cantidad constante de interacciones sociales en la oficina, el cambio al trabajo remoto como resultado del distanciamiento social puede causar un impacto sorprendente, aunque relativamente leve, en el bienestar mental. La comunicación es clave, por lo que plantear “coffee breaks” virtuales para los equipos durante las horas de trabajo para fomentar la colaboración y crear un ambiente de trabajo más cómodo o un canal específico para charlar en el tiempo de descanso será vital ahora y, en los próximos meses.

Otra cuestión vital es el poder acceder a las herramientas de trabajo. Ser capaz de proporcionar una forma fácil de tener acceso a aplicaciones y servicios, y garantizar que los usuarios puedan hacerlo sea cual sea el dispositivo que tengan y hacerlo de forma segura. Eso significa elegir un enfoque que garantice un acceso seguro y simple a las herramientas que los empleados necesitan, independientemente del dispositivo. Esta opción, que es la única en estos casos, tiene que poder evolucionar a medida que lo hace la situación de emergencia: a medida que la primera quincena se convierte en el primer mes y más allá. En pocas palabras, esto solo se puede lograr a través del software.

Las empresas que puedan adaptarse rápidamente son las que continuarán operando de manera efectiva, y esto significa darse cuenta de que no necesitan ser perfectas. Es más importante que una vez que tengan su espacio de trabajo digital, identifiquen a su personal crítico y las herramientas que necesitan lo más rápido posible. Una vez que estos estén identificados, el resto del negocio y los servicios menos críticos pueden incorporarse a la plataforma a medida que se escala.

Primera semana: 5 prioridades a establecer 

Poner en marcha a los empleados de manera rápida y segura, cuando la oficina ya no es una opción, es una cuestión de priorizar. Podemos resumir esto en cinco pasos clave que creemos que las empresas deben seguir para establecer una base que brinde continuidad operativa de manera segura, tanto ahora mismo como a medida que la situación evoluciona.

En primer lugar, las organizaciones deben definir políticas y límites, con equipos de recursos humanos y de TI que colaboren para crear procesos que protejan a los empleados y a las propias organizaciones. Pocos equipos de TI tendrán el tiempo o los recursos para pensar quién necesita acceso a qué aplicación o carpetas, por lo que necesitarán que sea el propio usuario quien lo solicite. Este modelo de autoservicio puede ayudar a determinar si cada usuario tiene el nivel de seguridad adecuado para acceder a las herramientas y aplicaciones que requieren.

Tener acceso al servicio remoto es un punto de partida ideal para algunos trabajadores, pero otros necesitarán su ordenador portátil y seguirán trabajando como lo hacen en la oficina con una conexión a Internet. Eso requiere un nivel de control.

En las prisas por la transición de los trabajadores, puede haber presión para desplegar nuevas herramientas sin la debida consideración de las implicaciones, que podrían presentar riesgos de seguridad, ya sea en los primeros días o en el futuro. Si la seguridad no está en el centro, entonces el resto se anula. Las amenazas de seguridad no van a desaparecer durante esta situación.

La colaboración, y tener la capacidad de comunicarse de forma fluida, también es fundamental, tanto desde una perspectiva de continuidad operativa como para mantener la cultura de la empresa.

Una solución de espacio de trabajo digital basada en el software puede permitir a los empleados ser productivos desde el primer día en sus dispositivos.

Finalmente, la simplicidad lo es todo. Es fundamental tener un único punto de acceso para todo el trabajo, es decir, la cantidad mínima de esfuerzo y conocimiento técnico necesario para que los empleados lleguen a lo que necesitan para hacer su trabajo, independientemente del dispositivo o la ubicación.

Una solución de espacio de trabajo digital basada en el software puede permitir a los empleados ser productivos desde el primer día en sus dispositivos. Permite el acceso inmediato a un conjunto completo de aplicaciones empresariales con inicio de sesión único sin interrupciones en todas las aplicaciones según sea necesario en función de las características del trabajo. Mientras tanto, la seguridad intrínseca “zero trust” garantiza que se consideren el cumplimiento y el riesgo antes de otorgar acceso a las aplicaciones, protegiendo su infraestructura y datos.

Desde la primera semana hasta los meses posteriores

Tener esas prioridades en el despliegue de una solución de espacio de trabajo digital significa que las organizaciones habrán sentado las bases desde las cuales pueden continuar trabajando. Eso significa que, en las próximas semanas, el requisito de inmediatez en el trabajo remoto será reemplazado por la necesidad de formalizar esta nueva situación. A medida que los empleados se sientan más cómodos con su nueva normalidad, las empresas tendrán la oportunidad de ver lo que alguna vez fue un desafío como una oportunidad y ver cómo pueden aprovechar los beneficios de tener equipos distribuidos y conectados.

Para todos los trabajadores, no solo los de oficina

También es importante recordar que las conversaciones sobre el trabajo flexible en términos de ubicación principalmente se centran en los trabajadores de oficina, sin embargo, para muchas empresas, este segmento de empleados es solo uno de los muchos que participan en su fuerza de trabajo. Inicialmente, para los que son de primera línea, no poder ir al trabajo tiene ramificaciones económicas significativas. Además de usar sus espacios de trabajo digitales para mantener a esos trabajadores comprometidos con el negocio, cuando los sitios se vuelvan a abrir, existe la oportunidad de redistribuir al personal a sus puestos con herramientas digitales y acceso para ofrecer un nivel diferenciado de servicio y experiencia. Las empresas necesitan tener los cimientos correctos y la situación actual de necesidad inmediata lo está haciendo posible.

Analizar los primeros días para mantener la efectividad operativa

Son tiempos difíciles para cualquier operación comercial. Ser capaz de ofrecer a los empleados y clientes un sentido de continuidad queda solo superado por la necesidad de mantenerles a salvo. A medida que las empresas exploran formas de equilibrar las dos, el trabajo remoto se está haciendo con el protagonismo. Todas las empresas se enfrentan a un período significativo de incertidumbre, por lo que es vital que las decisiones que tomen ahora y cómo establezcan su organización para trabajar en un sistema descentralizado, fuera del lugar habitual, proporcionen las bases para lo que se avecina y brinden una oportunidad para el futuro. Eso significa un espacio de trabajo digital que ofrezca acceso seguro a las aplicaciones y servicios que los empleados necesitan, independientemente del dispositivo o la ubicación.