La mayoría de empleados usa aplicaciones SaaS sin la aprobación del área de TI

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En los últimos años las necesidades digitales de los trabajadores han evolucionado a un ritmo que muchas empresas no son capaces de seguir. Esto se refleja en que los departamentos de TI muchas veces son incapaces de entregar las soluciones que se les piden en el tiempo y con la calidad necesarias, generado un clima de desconfianza. Este problema se ha agravado en tiempos de crisis, cuando se han necesitado soluciones inmediatas, y se ha ido gestando lo que se conoce como “shadow IT”, departamentos que actúan como una TI encubierta, y que trabajan en líneas diferentes a las del área tecnológica.

Un estudio publicado por la comunidad de CIOs LiceoTIC revela que, fruto de esta desconexión entre trabajadores y departamento de TI, el 80% de los empleados utiliza en su trabajo aplicaciones SaaS que no han sido aprobadas por los responsables de tecnología de la empresa. Y un 60% de los equipos de trabajo han introducido sus propias herramientas de colaboración en la empresa, fundamentalmente en forma de SaaS, también sin el visto bueno del responsable de TI. Todo ello está vinculado con esta “TI en la sombra”, que tiene mucho que ver con que otros departamentos de la empresa están embarcados en su propia transformación digital, y progresan siguiendo su propia hoja de ruta.

De hecho, se estima que el 40% de todo el gasto en tecnologías de la información de una empresa se realiza fuera del departamento de TI. Esta desvinculación entre los máximos responsables de tecnología de una empresa y el resto de departamentos está generando problemas, y se están destinando recursos de forma ineficiente. Pero lo más grave de todo es que el uso de herramientas digitales que no han sido aprobadas por TI dentro de los sistemas expone a los trabajadores y a la empresa a amenazas sin el conocimiento de los encargados de seguridad.

Los autores de este informe dicen que una de las principales causas del surgimiento de la TI en la sombra y de estos problemas es la falta de flexibilidad y la lentitud que muestran los sistemas corporativos para adaptarse a los cambios del negocio. Y también la excesiva orientación del departamento de TI hacia el control de los procesos, en vez de centrarse más en crear sistemas que se adapten a las necesidades de negocio.

Así, resulta casi lógico que otros departamentos que tienen sus propios objetivos busquen soluciones sin contar con un departamento de tecnología incapaz de proporcionarlas. Según dicen la mayoría de los CEOs, el papel del departamento de informática es conseguir herramientas para automatizar y facilitar que los demás departamentos puedan analizar y tomar decisiones que se traduzcan en acciones beneficiosas para el negocio, pero esto no es siempre así.

Ante la pregunta de cómo frenar la expansión de la Shadow IT, los expertos dicen que la respuesta es lograr que los CIOs sean capaces de responder a las cambiantes necesidades del resto de departamentos, y que sean más flexibles con los requisitos que les plantean, ya que cada área sabe lo que necesita, y si el área de TI no se la proporciona, buscará soluciones en otro lugar. Para ello, LiceoTIC dice que es necesario que el responsable de TIC aumente su nivel de excelencia en gestión y también sus conocimientos, para lograr adaptarse mejor a un negocio que cambia constantemente.

Para ayudar a que este cambio se produzca, LiceoTIC ha credo el certificado internacional ICITEM (International Certification in IT Excellence Management). Se trata del primer sello que acredita a los directivos con alto nivel de excelencia en la dirección de sistemas de información IT. La organización acaba de anunciar el primer programa de formación diseñado especialmente para CIOs que quieran mejorar en este campo, que incluye buenas prácticas y formación para que el director de TI y el CIO puedan lograr una gestión correcta de este departamento, retomando el control de la tecnología en beneficio de la empresa y evitando la proliferación de la shadow IT.