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Tres desafíos a superar en las reuniones virtuales durante la pandemia

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El teletrabajo se está imponiendo a una velocidad vertiginosa, lo que pone a prueba las capacidades de las empresas para coordinar los esfuerzos de los trabajadores y los líderes. Las reuniones virtuales son de gran ayuda en este campo, pero la rápida adopción de las herramientas necesarias para habilitar esta forma de trabajar está generando ciertos desafíos para las organizaciones.

Ante la situación de bloqueo que está causando la pandemia muchas empresas están recurriendo al teletrabajo, lo que está impulsando la adopción de diferentes tecnologías de comunicaciones unificadas y colaboración. Desde herramientas básicas de la nube pública a plataformas especializadas en el trabajo colaborativo, las organizaciones están dando un salto importante en este campo de la digitalización, pero la falta de experiencia en la dinámica del trabajo remoto genera varios desafíos a los líderes de TI y a los equipos de trabajo en general.

Según los expertos de Gartner, hay tres pasos que los líderes de TI deberían dar para mejorar las operaciones en las actuales condiciones de confinamiento. Según Mike Fasciani, director senior de investigación en Gartner, “el aumento de las reuniones virtuales desde que comenzó la pandemia de COVID-19 está presionando a los líderes empresariales para garantizar que los empleados tengan las capacidades tecnológicas adecuadas para mantener conexiones consistentes y de alta calidad con colegas, clientes y socios mientras trabajan de forma remota”.

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Esto está generando una dependencia de estas herramientas por parte de los empleados y de los propios líderes de TI, a los que Gartner recomienda seguir tres líneas de acción para mejorar la experiencia de usuario de estas herramientas de trabajo remoto colaborativo. El primer frente es garantizar una experiencia de reuniones virtuales consistente y confiable, lo que supone garantizar el ancho de banda que requiere cada solución específica, tanto en la empresa como en los hogares de los trabajadores. En opinión de Gartner, las videollamadas de grupo de alta calidad necesitan una conectividad que garantice velocidades de subida y bajada de al menos 1,5 megabytes por segundo.

Esto parece poco, comparado con las capacidades que ofertan los operadores, pero en ciertas regiones esto supone un desafío, sobre todo en términos de estabilidad. Según Fasciani, “muchas reuniones de video y aplicaciones de trabajo colaborativo se crearon pensando en un uso móvil”. Pero afirma que “a menudo, estas aplicaciones funcionan tan bien en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio o clientes web”.

Otro de los puntos clave es la seguridad, una gran preocupación para las empresas, ya que los entornos de trabajo remoto, a priori, son mucho más sensibles a las ciberamenazas que los entornos de oficina. Por ello, Fasciani recomienda “pasos simples, como usar un código de acceso de host separado, aleatorizar los ID de las reuniones y exigir que los participantes se registren para el servicio de la reunión antes de unirse a la llamada”. En su opinión, esto puede contribuir a garantizar la privacidad y la seguridad cibernética en los entornos de reuniones virtuales.

Finalmente, Gartner recomienda modificar la cultura empresarial en torno a las reuniones virtuales, con el fin de maximizar la productividad. Y este cambio debe extenderse al propio concepto de teletrabajo, ya que se puede llegar a un abuso de estas herramientas que incida en la capacidad operativa de las empresas y de los propios trabajadores. Según Fasciani, “la sobrecarga de reuniones, que ya es un problema en muchas organizaciones, puede verse exacerbada en la situación actual de trabajo desde el entorno doméstico”. Por ello, señala que “los gerentes deben consultar a su equipo para determinar el grado de sobrecarga que están experimentando a causa del aumento de reuniones, y luego experimentar con una o dos intervenciones centradas en el tipo, la calidad, la formalidad o la ,cadencia para mejorar las experiencias de la reunión”.