Los clientes demandan mejoras en las soluciones para reuniones virtuales

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Desde el inicio de la pandemia las empresas han aumentado la adopción de soluciones de reuniones virtuales para mejorar su operativa en los entornos de trabajo remoto, y con las nuevas modalidades híbridas el mercado va a crecer. Pero los clientes están insatisfechos con ciertas características, y demandan mejoras en la integración en el entorno de trabajo y en la colaboración en el flujo de trabajo.

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Las soluciones de reuniones virtuales se han convertido en una gran ayuda para las empresas que tienen muchos empleados trabajando en remoto, ya con el restablecimiento de la normalidad se espera que aumente su adopción para habilitar puestos de trabajo habilitados para las modalidades laborales híbridas.

En un informe presentado recientemente por Gartner, ara el que han entrevistado a 10.80 empleados a tiempo completo entre noviembre y diciembre de 2020, los trabajadores afirman que pasaban el 41% de su tiempo de reunión utilizando soluciones de reuniones habilitadas por audio y vídeo, un porcentaje que en 2019 era de tan solo el 19%. Y Gartner pronostica que para el año 2025 el 50% de todos los eventos virtuales empresariales se realizarán a través de las plataformas de videoconferencia que emplean a diario en su organización.

Pero los expertos de Gartner informan de que la mayoría de clientes de este tipo de soluciones no están satisfechos con dos características que consideran fundamentales de cara al futuro cercano: la integración en el puesto de trabajo y la colaboración en el flujo de trabajo (WSC). Brian Doherty, director senior de investigación de Gartner, explica que “la herramienta de decisiones de productos de Gartner muestra que los compradores creen que existe una oportunidad de mejora en la integración del lugar de trabajo y en las capacidades de WSC”.

Doherty comenta que “al realizar inversiones enfocadas en estas capacidades, los gerentes de productos no solo pueden mejorar la experiencia del cliente en áreas consideradas de gran importancia, sino también diferenciarse positivamente de las implementaciones de la competencia”. Y, teniendo en cuenta la gran proyección para el mercado de soluciones de reuniones virtuales en los próximos años, afirma que este auge “brinda la oportunidad para que los gerentes de productos se concentren en mejorar las capacidades clave de WSC y la integración del lugar de trabajo, ofreciendo una experiencia de usuario más fluida en las soluciones de reuniones en el futuro”.

Las características WSC aportan un espacio de trabajo de conversación compartido y persistente, que facilita a los equipos iniciar, organizar y completar el trabajo. La integración de estas capacidades con las soluciones de reuniones virtuales permite iniciar las conversaciones mediante mensajes al equipo, y después escalar a experiencias de reunión en vivo cuando se necesita y continuar con el chat en la reunión y después de ella, incluso para generar reuniones recurrentes.

Los clientes entrevistados por Gartner han señalado que las soluciones que utilizan tienen una pésima integración de estas capacidades WSC, tanto a nivel de las características disponibles como del número de errores. Por ello, en Gartner recomiendan a los proveedores de soluciones de reuniones virtuales que trabajen en una mayor integración de WSC, y que se centren en desarrollar los casos de uso principales para satisfacer las necesidades de los clientes y mejorar la experiencia de usuario. En cuanto a la integración en el espacio de trabajo, Gartner destaca que los códecs de vídeo grupales tradicionales, los dispositivos de vídeo de bajo costo y las pizarras digitales son herramientas necesarias para las reuniones compartidas. Pero, según los encuestados, las soluciones de reuniones virtuales que emplean tienen problemas de compatibilidad con hardware de terceros.

Además, generan dificultades en la configuración por las escasas opciones de soporte y documentación, y dan fallos al interoperar con las soluciones de la sala que generalmente integran aplicaciones de terceros muy populares, y que quieren utilizar tanto ellos como la organización. Por ello, la integración en el espacio de trabajo existente se considera como una asignatura pendiente para los proveedores de soluciones de reuniones virtuales.

Gartner recomienda trabajar en una mayor integración con un ecosistema que antiguamente era muy cerrado, con soluciones propietarias, y que ahora se ha abierto mucho más, gracias a las nuevas soluciones que han ganado tracción durante la pandemia. Esto abarca desde el software al hardware, y requiere un enfoque diferente al tradicional, y probablemente establecer alianzas con proveedores de software y hardware enfocados al teletrabajo, la videoconferencia y las plataformas de trabajo colaborativo.