En busca de un proceso de cierre contable preparado para la era digital

Durante mucho tiempo el cierre contable ha supuesto un gran trabajo para los responsables de esta área en las organizaciones, que deben revisar y verificar mucha información para poder elaborar unos informes finales de los que depende en gran medida el devenir del negocio. Esto está cambiando con la introducción de las nuevas tecnologías digitales, y ahora los responsables de las cuentas corporativas tienen una gran oportunidad de facilitar su tarea aprovechando las innovaciones que están surgiendo en este campo.

Según un informe elaborado por los expertos de Gartner, tres cuartas partes de las organizaciones financieras están desperdiciando gran cantidad de tiempo y recursos tratando de optimizar los procesos de cierre contable. El mayor problema es que no están siendo capaces de absorber las capacidades que aportan las nuevas tecnologías y las nuevas formas de trabajar, y necesitan una solución lo antes posible.

Como explica Mallory Barg Bulman, director de investigación de la práctica de Gartner Finance, “los controladores corporativos tienen una oportunidad única en una generación de transformar el cierre con tecnologías digitales, pero se ven obstaculizados por un proceso que no está listo para lo digital”. Ahora mismo están perdiendo el tiempo tratando de optimizar unos procesos que dentro de poco quedarán obsoletos ante el avance digital, y Bulman señala que “hacer esto ofrece solo una mejora marginal en la preparación digital, en comparación con no hacer nada, mientras que se desperdicia mucho esfuerzo e inversión”.

Una encuesta realizada por Gartner a 192 líderes del sector financiero revela que quienes se enfocaron en optimizar los procesos de cierre contable para la digitalización tenían solo unas pocas probabilidades más de estar preparados para la era digital que quienes no han tomado medidas en este sentido. Mientras tanto, las organizaciones financieras que han priorizado la resiliencia de los procesos frente a la optimización tenían tres veces más probabilidades de lograr un cierre contable digital.

En su investigación Gartner ha descubierto que el 75% de las organizaciones actualmente están optimizando sus procesos de cierre contable para adaptarse a lo digital, invirtiendo un tiempo excesivo en mapeo y estandarización de procesos inútiles. Por ello, Bulman dice que “los controladores deben dar un paso atrás y concentrarse en crear procesos resilientes antes de comenzar a optimizar, de modo que sus equipos estén listos para comenzar cuando se introduzcan nuevas tecnologías al cierre”.

Para ayudar a las organizaciones a realizar este cambio Gartner ha recopilado las recomendaciones de los controladores que están más preparados para la transformación digital, y han elaborado una lista con los tres pasos principales que deberían darse para dejar atrás los viejos métodos y alcanzar el éxito.

1 - Establecer una visión para digitalizar el proceso de cierre contable

Según Gartner, las organizaciones necesitan un marco para determinar si las decisiones de digitalización provisionales están o no encaminando el proceso de cierre contable en la dirección correcta. Para ello recomiendan establecer un estado futuro deseado que sea medible, específico de la tarea y tanto aspiracional como alcanzable, lo que les permitirá establecer una visión adecuada.

2 - Construir una infraestructura de toma de decisiones

Para alinear de forma continua el proceso de cierre con el progreso de la transformación digital es necesario contar con una solución en dos etapas. La primera es construir un marco para decidir el grado de autonomía que puede tener cada equipo. La segunda es gestionar de forma continua las excepciones que suponen una amenaza para lograr la visión establecida en el paso anterior, para que pueden incorporarse a los planes de digitalización.

3 - Detectar las interrupciones de las decisiones de digitalización en proceso

Gartner destaca que las organizaciones líderes en procesos de cierre contable digital cuentan con mecanismos para identificar las interrupciones upstream (no financieras) que podrían afectar negativamente al cierre. Así se mantiene un mayor control sobre estas áreas, que no corresponden al ámbito financiero y tienen sus propios retos de digitalización, y que podrían interrumpir el proceso de cierre.